Votre Business à t’il besoin d’un ERP?
Gérer une entreprise n’est pas chose facile.
Essayer d’assurer le bon fonctionnement d’une entreprise, sans parler de sa rentabilité, peut parfois donner l’impression de faire tourner des assiettes sur un monocycle, surtout si vous passez constamment d’un programme à l’autre pour garder le cap.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises prospères utilisent un ERP et pourquoi, si vous êtes impliqué dans la gestion d’une entreprise, vous pourriez envisager d’en utiliser un aussi.
Mais qu’est-ce qu’un ERP ? Que fait un ERP ? Votre entreprise pourrait-elle bénéficier d’un ERP ? Nous avons élaboré un guide de l’ERP pour les débutants afin de vous aider à le découvrir.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
ERP est l’acronyme de Enterprise Resource Planning (planification des ressources de l’entreprise) et une solution ERP est tout simplement un logiciel qui aide les entreprises à gérer leurs processus de base. Cela comprend tout, des finances à la comptabilité, en passant par les achats, les chaînes d’approvisionnement, les stocks, ainsi que les tâches de base des RH, comme la planification. Essentiellement, un ERP est un programme centralisé à partir duquel toutes les fonctions essentielles d’une entreprise peuvent être exécutées.
Les systèmes ERP sont de toutes formes et de toutes tailles, et de nombreux produits ERP sont adaptés à des secteurs d’activité ou à des types d’entreprise particuliers.
Que fait un ERP ?
Les logiciels ERP ont de multiples utilisations pour les entreprises, mais en particulier, un ERP est utilisé pour conserver toutes les données cruciales d’une organisation en un seul endroit, garantissant qu’elles sont sûres, organisées et accessibles. Avec un ERP, vous n’avez besoin que d’un seul programme pour suivre toutes les parties mobiles d’une organisation, de sorte que rien ne se perd dans une feuille de calcul oubliée depuis longtemps. Un ERP donne une image complète du quoi, du quand, du qui, du pourquoi et du comment des opérations quotidiennes d’une entreprise.
À quoi servent les logiciels ERP ?
La gestion financière
Il est impératif d’avoir une vision claire de ses finances pour toute entreprise prospère. C’est pourquoi un module de gestion financière solide est au cœur de toute solution ERP.
Bien qu’un système ERP puisse gérer tous les besoins comptables de votre entreprise, il peut également vous aider à gérer un éventail plus large de tâches financières, comme l’établissement d’un budget, l’enregistrement des transactions, le traitement des dépenses, la supervision des actifs et des recouvrements, et la mesure des flux de trésorerie.
Une bonne solution ERP vous aidera également à assurer la sécurité et la conformité de vos données financières. La sécurité est une préoccupation majeure des fabricants de logiciels d’entreprise, en particulier à la lumière des récentes violations de données très médiatisées. De nombreux fournisseurs d’ERP proposent un service basé sur le cloud, ce qui signifie que les entreprises peuvent profiter des fonctions de sécurité avancées, des sauvegardes automatiques et des procédures de reprise après sinistre gérées par leur fournisseur de services.
En évaluant les données financières et en offrant une image à 360 degrés de la santé fiscale d’une entreprise, un ERP peut même présenter des opportunités pour maximiser la rentabilité. Un logiciel intelligent peut analyser les données et repérer les tendances avec une méticulosité et une rapidité que les rapports manuels ne peuvent tout simplement pas égaler.
Gestion de la chaîne d’approvisionnement et des opérations
Pour les entreprises qui dépendent de l’entrée de matériaux et de la sortie de produits, il est vital de pouvoir gérer correctement la chaîne d’approvisionnement. Le succès d’une entreprise dépend de la chaîne dans laquelle elle s’inscrit, et la nécessité de mieux administrer la chaîne d’approvisionnement est la raison principale de la création de l’ERP.
Le suivi de toutes les communications de la chaîne d’approvisionnement par le biais d’un système consolidé signifie qu’il n’y a pas de place pour l’erreur ; tout contact est clairement enregistré, et moins de temps est perdu à rechercher des réponses ou à fouiller dans les boîtes de réception.
Un ERP peut également contribuer à faire tourner la machine en automatisant certaines tâches, comme la passation de commandes lorsque les niveaux de stock tombent en dessous d’un seuil prédéfini.
Lorsqu’une entreprise fait partie d’une chaîne, ce ne sont pas seulement les performances de cette entreprise qui peuvent avoir un impact sur les bénéfices, mais aussi celles de vos fournisseurs. Les ERP peuvent aider à suivre et à évaluer les efforts de ceux qui se situent en amont et en aval de la chaîne, ce qui vous permet de surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) – tels que le coût, la fréquence des erreurs et les délais – et de créer un réseau plus efficace.
Gestion de projet
Un ERP donne aux utilisateurs une vue d’ensemble précise et en temps réel de l’ensemble du cycle de vie des produits, depuis l’émission des devis jusqu’à la production, la livraison, la facturation et le recouvrement. Les entreprises peuvent ainsi superviser non seulement leur chaîne d’approvisionnement, mais aussi leur production au quotidien.
Si une entreprise fabrique ou produit un produit, il est impératif de tenir les employés informés à chaque étape et de contrôler les délais. Un système ERP peut aider les entreprises à suivre l’avancement de nombreux projets en même temps, afin qu’elles sachent exactement où en est un projet et quelles sont les prochaines étapes.
De la même manière que les entreprises tirent des enseignements de leurs expériences passées, un ERP peut aussi le faire ; une solution logicielle intelligente peut informer ses utilisateurs si un projet risque de ne pas respecter un délai ou de dépasser un budget, ou leur envoyer un rappel lorsqu’un paiement est en retard, ce qui les aide à rester sur la bonne voie.
Ressources humaines/gestion du capital
L’ERP consiste à tirer le meilleur parti de vos ressources et, comme tout propriétaire d’entreprise prospère vous le dira, la ressource la plus importante dont dispose une organisation est son personnel.
Grâce au module de ressources humaines d’un ERP, les entreprises peuvent obtenir une vue d’ensemble de leur personnel et gérer les fonctions essentielles de la gestion des ressources humaines, telles que la gestion du temps et la paie.
Comme de nombreuses autres branches du système ERP, le département RH d’une entreprise bénéficie énormément de la centralisation et de l’accessibilité de ses données. La gestion des employés par le biais d’un ERP signifie que les données seront cohérentes et à jour ; plus besoin de fouiller dans les carnets d’adresses et les téléphones pour trouver le numéro d’un employé lorsqu’il n’arrive pas à l’heure.
Les tâches répétitives de gestion des ressources humaines, telles que la planification, le suivi des absences et la gestion des congés, constituent un autre domaine dans lequel l’automatisation de l’ERP peut permettre de gagner du temps. Les modules HCM peuvent également garantir que les entreprises sont en conformité avec les lois et réglementations sur l’emploi en collectant les informations requises et en donnant un aperçu clair des données d’embauche.
L’intelligence économique
La veille économique est un aspect essentiel des logiciels ERP. Les fonctions des solutions ERP permettent de suivre les progrès, de mesurer les performances et de produire des rapports détaillés.
La nature centralisée d’un système ERP signifie que toutes les données de votre entreprise se trouvent au même endroit, et en ce qui concerne la finance, cela signifie plus d’informations à analyser, donnant aux utilisateurs une image complète de chaque département.
Des outils de veille stratégique complets fournissent des informations digestes et actualisées via des tableaux de bord personnalisables, ce qui permet aux entreprises d’avoir une vision approfondie de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Le fait d’être équipé des bonnes données peut aider une entreprise à prendre des décisions plus éclairées, basées sur les données, à l’avenir.
Gestion de la relation client
Alors que les fonctions approfondies de vente et de service à la clientèle ont tendance à être gérées par un système distinct, connu sous le nom de CRM, de nombreux ERP intègrent également des fonctions de gestion de la relation client, offrant des fonctionnalités supplémentaires aux entreprises qui ne traitent peut-être pas avec des clients à une échelle nécessitant une plate-forme supplémentaire.
Automatisation
Non contents de rationaliser les processus d’entreprise, de nombreux ERP peuvent automatiser certaines tâches, ce qui permet d’améliorer encore la productivité des utilisateurs. Qu’il s’agisse de générer des plannings pour les employés, d’émettre des factures ou d’effectuer des saisies de données, les ERP peuvent se charger de nombreuses obligations administratives, déchargeant ainsi les utilisateurs de tâches répétitives.
Avec les développements de l’IA et de l’apprentissage automatique, les ERP deviennent de plus en plus intelligents. Non seulement ils peuvent prendre en charge certaines des tâches administratives les plus fastidieuses, mais de nombreux ERP apprennent également à partir des données qui y sont saisies. En ayant accès aux données commerciales de l’ensemble d’une organisation, les ERP peuvent analyser les informations clés, fournir des indications pratiques et suggérer des mesures pour aider les entreprises à travailler plus efficacement.
Qui utilise un ERP ?
La réponse courte ? Presque tout le monde. On estime qu’environ 88 % des entreprises utilisent aujourd’hui un ERP ou un système de gestion d’entreprise similaire.
À ses débuts – les logiciels de planification d’entreprise sont presque aussi vieux que Kotto Bass – l’ERP était presque exclusivement le domaine des grandes entreprises manufacturières qui avaient besoin d’une plate-forme pour gérer leur réseau complexe de processus commerciaux. Mais aujourd’hui, grâce en grande partie à l’avènement des logiciels en cloud, il existe un système ERP pour chaque type d’entreprise, à tous les niveaux de prix.
Si les capacités de gestion de projet d’un système ERP sont très appréciées par les entreprises qui fabriquent et/ou distribuent des produits, l’ERP est, à la base, une plate-forme de gestion des ressources, et chaque entreprise a des ressources dont elle doit s’occuper, qu’il s’agisse de ses finances, de ses employés ou de ses données commerciales.
Comment un ERP peut-il profiter à mon entreprise ?
Les avantages d’un logiciel ERP peuvent se résumer en deux points essentiels : un ERP vous aidera à améliorer l’efficacité de votre entreprise aujourd’hui, et il vous aidera à prendre de meilleures décisions commerciales à l’avenir.
Dans un monde où la productivité repose sur la connexion des objets, les entreprises ont pris conscience de la nécessité de disposer d’un centre cohérent pour leurs informations commerciales, une solution qui élimine les silos de données et le besoin constant de transmettre des bribes d’informations entre les départements.
La réussite individuelle de chaque secteur d’activité est interconnectée, il est donc logique que leur flux de travail le soit également. Le fait de disposer d’un système nerveux unique pour votre entreprise permet aux employés de partager et d’utiliser les données de manière plus productive et garantit que chaque partie de votre machine organisationnelle est correctement synchronisée.
La transparence est la première étape sur la voie de l’amélioration, et un ERP met en lumière tous les aspects de vos opérations. En obtenant une vue d’ensemble plus claire de votre entreprise, vous pouvez voir exactement où et comment vous pouvez faire les choses plus efficacement. Cette profondeur de vue est inestimable lorsqu’il s’agit de s’assurer que votre base procédurale est prête à être construite.
Lorsque vous êtes prêt à pousser votre entreprise plus loin, il est impossible de prendre des décisions éclairées et financièrement saines si vous ne disposez pas d’une vue d’ensemble, et vous ne pouvez pas obtenir cette vue d’ensemble lorsque toutes vos données d’entreprise sont enfermées dans un assortiment de programmes et de feuilles de calcul datés.
Ai-je besoin d’un ERP ?
Si vous souhaitez développer votre entreprise, constituer une base de connaissances ou simplement trouver un moyen pour votre organisation d’améliorer son flux de travail, un ERP pourrait être la solution.
Même si vous ne pensez pas avoir besoin d’un ERP pour le moment, si vous avez des plans pour cultiver votre entreprise, il est beaucoup plus facile de mettre en place l’infrastructure requise maintenant que d’essayer de mettre en place un ERP lorsque vos processus actuels ont déjà du mal à répondre à la demande. Les ERP sont extrêmement évolutifs, vous pouvez donc commencer petit et votre solution se développera avec vous.
Cela dit, si vous disposez déjà d’un logiciel d’entreprise, en fonction de son âge et de ses fonctionnalités, il est peut-être possible de le mettre à jour pour gagner du temps avant de mettre en place un ERP.
Mettre en place un logiciel d’entreprise peut évoquer des images d’informaticiens débarquant sur votre lieu de travail et s’emparant de vos ordinateurs, mais en réalité, de nombreux ERP sont basés sur le cloud et ne nécessitent aucune modification de votre matériel. Il suffit d’ouvrir un navigateur Web, de se connecter et vous avez un accès illimité à votre solution ERP, où que vous soyez dans le monde.
Sans la nécessité d’une installation locale et avec la possibilité de choisir uniquement les fonctions dont vous avez besoin, l’introduction d’un ERP dans votre entreprise n’est probablement pas aussi coûteuse que vous ne l’imaginez.
Si vous ne voyez vraiment aucune possibilité d’amélioration dans le fonctionnement de votre entreprise, vous n’avez peut-être pas besoin d’un ERP. Cependant, il y a de fortes chances que vos concurrents en utilisent un, et pour être compétitives, les entreprises doivent utiliser les bons outils.
Personne ne dit que l’utilisation d’un ERP fera de la gestion d’une entreprise un jeu d’enfant, mais il vous aidera à mettre ces assiettes tournantes dans une pile plus stable et plus facile à gérer.
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